¿Cómo enviar un requerimiento de material para una cotización exitosa?

 

Cuando nuestra cadena productiva necesita de algún requerimiento para un proceso de manufactura o cuando se busca algún nuevo producto, es indispensable como compradores buscar una opción que este dentro de las oportunidades económicas del objetivo actual de empresa y que cumplan con las características para su funcionalidad dentro del proceso. Es decir, buscar lo que necesitamos con un precio rentable y un proveedor eficiente.

Sin embargo, para poder obtener al proveedor oportuno, necesitamos cotizar con varios posibles socios para tomar una decisión. Para hacer que el proceso sea rápido y preciso se requiere de ciertos datos al momento de pedir información a un proveedor.

Pero, ¿cuál es la importancia de ser puntuales con la información a compartir? Generalmente las cotizaciones pueden tardar horas en llegar o a veces menos, sin embargo, en la rama industrial y manufacturera entran variables extensas que no permiten que esto sea posible en ocasiones, por lo que mientras más clara sea la información más rápido podrá ser este proceso, de lo contrario nos enfrentamos a la recurrencia de contacto y de una espera aún más larga.

 


 

Problemas por falta de información en requerimientos de material

Por consiguiente, en el caso de no tener una comunicación certera y concreta al inicio del requerimiento a cotizar, podemos caer en varios posibles problemas.

  • Largas esperas de información. -> La espera de información para un proyecto en puerta se puede incrementar debido a faltantes de información.
  • Avance de proceso, nulo resultado. -> Al omitir cierta información al inicio del requerimiento de cotización, se puede prolongar la búsqueda y conversación de las dos partes para que al final de la misma, la información faltante sea critica para la declinación del proveedor al no contar con ciertas especificaciones. De hacerse esto con anticipación, se tendría un ahorro de tiempo para la búsqueda de otra posible opción.
  • Proyectos olvidados. -> Cuando la información faltante viene desde un nivel superior (el cliente del cliente), esta información tarda en llegar aún más y esto puede generar que dentro de todo el proceso pueda existir algún olvido en respuesta.
  • Cotización de aproximaciones mal planeadas. ->Cuando por alguna razón el faltante de información termina siendo un hecho y no puede conseguirse, por acuerdo de las partes se llega a un mutuo acuerdo de cotizar algo similar, esto resulta en una parte más cara de lo que se pensaba y que posiblemente no encaje por completo a lo pedido o una parte con un costo menor que de igual forma no se pueda probar que sea el 100% de lo requerido. Por lo que, seguirían un posible envío de muestras para determinar el producto, esto extiende aún más el proceso de cotización.

Partes necesarias dentro de un RFQ.

  • Información de proyecto:
    • Volumen de piezas. El volumen utilizado para cotizaciones de fasteners usualmente es anual o mensual por cada número de parte.
    • Proyecto en el que se va a utilizar y tiempo de vida. Saber cuál es el proyecto y su tiempo de vida permite plantear a futuro el suministro de la parte y posibles descuentos.
    • Aplicación de parte. Es importante entender que aplicación llevara el producto a cotizar, ya que, en la industria de los fasteners una parte de esta categoría puede ir en miles de lugares distintos, esto ayudaría a garantizar que se puede cumplir con normas y que es core-business del proveedor.